Własna organizacja społeczna często zaczyna się od prostego impulsu: ktoś chce pomagać, edukować, działać lokalnie, chronić zwierzęta, wspierać kulturę albo zebrać ludzi wokół konkretnej sprawy. Entuzjazm jest ważny. Nie wystarczy jednak do bezpiecznego startu. Jak założyć fundację lub stowarzyszenie? Najpierw trzeba zrozumieć, że wybór formy prawnej wpływa na wszystko: sposób podejmowania decyzji, odpowiedzialność, źródła finansowania, dokumenty, koszty i obowiązki po rejestracji.
W Polsce najczęściej wybierane są trzy ścieżki: fundacja, stowarzyszenie rejestrowe oraz stowarzyszenie zwykłe. Każda z nich ma sens, ale nie w każdej sytuacji. Fundacja lepiej pasuje do działań opartych na majątku i jasno określonym celu. Stowarzyszenie sprawdza się tam, gdzie kluczowa jest grupa ludzi i demokratyczne zarządzanie. Stowarzyszenie zwykłe bywa dobrym rozwiązaniem na start, gdy skala działania jest mniejsza, a formalności mają być ograniczone.
Jak wybrać formę działania: fundacja, stowarzyszenie rejestrowe czy stowarzyszenie zwykłe
Najważniejsza decyzja zapada jeszcze przed napisaniem statutu. Trzeba odpowiedzieć sobie na proste pytanie: czy organizację ma tworzyć przede wszystkim majątek przeznaczony na konkretny cel, czy grupa osób chcących wspólnie działać?
Fundacja może zostać powołana przez fundatora, czyli osobę fizyczną albo prawną. Jej podstawą jest majątek przeznaczony na określony cel społecznie lub gospodarczo użyteczny. Prawo nie wskazuje ogólnej minimalnej kwoty funduszu założycielskiego dla fundacji, która nie prowadzi działalności gospodarczej, ale fundusz musi być realny i adekwatny do planowanych działań. Jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, na tę działalność należy przeznaczyć minimum 1000 zł, a środki na działalność statutową nie powinny być niższe niż środki przeznaczone na działalność gospodarczą.
W praktyce oznacza to, że fundacja jest dobrym wyborem, gdy:
- inicjatywa ma jednego lub kilku fundatorów;
- cel jest jasno określony, na przykład edukacja, pomoc społeczna, kultura, sport, ochrona zdrowia;
- organizacja ma pozyskiwać darowizny, dotacje, granty lub prowadzić odpłatną działalność statutową;
- założyciele chcą uniknąć modelu członkowskiego, typowego dla stowarzyszenia.
Stowarzyszenie rejestrowe opiera się na członkach. Do jego założenia potrzeba co najmniej 7 osób, które uchwalają statut i wybierają komitet założycielski albo władze stowarzyszenia. To forma bardziej demokratyczna, ale też wymagająca większej dyscypliny organizacyjnej. Są walne zebrania, uchwały, członkostwo, składki, zarząd, często także komisja rewizyjna.
Stowarzyszenie rejestrowe warto wybrać, gdy:
- projekt ma być wspólną inicjatywą większej grupy;
- członkowie mają realnie współdecydować o kierunku działania;
- organizacja chce mieć osobowość prawną;
- planowane są granty, większe partnerstwa, umowy, zatrudnianie osób lub prowadzenie działalności gospodarczej.
Stowarzyszenie zwykłe jest najprostsze. Wystarczą 3 osoby, regulamin zamiast statutu i wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej w urzędzie, zwykle w starostwie albo urzędzie miasta na prawach powiatu. Nie ma osobowości prawnej, ale może zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane.
To dobra opcja dla małych, lokalnych inicjatyw. Ma jednak ograniczenia. Jeżeli plan zakłada szybki rozwój, duże dotacje, zatrudnienie pracowników i rozbudowaną działalność, lepiej od razu rozważyć stowarzyszenie rejestrowe albo fundację.
Jak wygląda rejestracja krok po kroku i jakie dokumenty trzeba przygotować
Procedura zależy od wybranej formy, ale jedno jest wspólne: dokumenty muszą być spójne. Najczęstszy problem nie polega na braku dobrych intencji, tylko na tym, że statut, uchwały, formularze i sposób reprezentacji wzajemnie sobie przeczą.
W przypadku fundacji punktem wyjścia jest akt fundacyjny. Fundator wskazuje w nim cel fundacji oraz majątek przeznaczony na jego realizację. Zwykle akt fundacyjny wymaga formy aktu notarialnego. Następnie przygotowuje się statut, który określa m.in. nazwę, siedzibę, cele, zasady działania, organy fundacji, sposób reprezentacji i zasady zmiany statutu.
Do rejestracji fundacji potrzebne są najczęściej:
- akt fundacyjny;
- statut fundacji;
- uchwały lub oświadczenia o powołaniu władz;
- zgody osób powołanych do zarządu lub innych organów;
- formularze KRS;
- dowód opłaty sądowej, jeśli jest wymagana.
W przypadku stowarzyszenia rejestrowego startem jest zebranie założycielskie. Co najmniej 7 osób podejmuje uchwałę o założeniu stowarzyszenia, uchwala statut i wybiera komitet założycielski albo władze. Statut jest tu dokumentem kluczowym. To nie formalność do „odhaczenia”, lecz wewnętrzna konstytucja organizacji.
W statucie trzeba dobrze opisać m.in.:
- nazwę i siedzibę;
- cele oraz sposoby ich realizacji;
- zasady nabywania i utraty członkostwa;
- prawa i obowiązki członków;
- organy stowarzyszenia;
- sposób reprezentacji;
- zasady podejmowania uchwał;
- źródła finansowania;
- zasady zmiany statutu i rozwiązania stowarzyszenia.
Rejestracja fundacji i stowarzyszenia rejestrowego odbywa się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Formularze dla fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości; podstawowym formularzem dla takich podmiotów jest KRS-W20. Jeżeli organizacja chce prowadzić działalność gospodarczą, musi zostać wpisana także do rejestru przedsiębiorców KRS. Serwis Biznes.gov.pl wskazuje, że fundacja lub stowarzyszenie planujące działalność gospodarczą musi zarejestrować ją w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Koszty też trzeba uwzględnić na starcie. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Sprawiedliwości opłata za zarejestrowanie podmiotu w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ wynosi 250 zł. Jeżeli wpis dotyczy jednocześnie rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, fundacji i innych organizacji, opłata wynosi 500 zł.
W przypadku stowarzyszenia zwykłego procedura jest lżejsza. Założyciele uchwalają regulamin, wybierają przedstawiciela albo zarząd i składają wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. To nie jest wpis do KRS, lecz do ewidencji prowadzonej lokalnie. Ta forma jest szybsza, prostsza i tańsza, ale mniej elastyczna przy większych projektach.
Ważny szczegół: po rejestracji trzeba załatwić także sprawy organizacyjne. Sama decyzja sądu lub wpis do ewidencji nie kończą pracy. Organizacja powinna zadbać o NIP, REGON, rachunek bankowy, księgowość, politykę rachunkowości, zgłoszenia podatkowe, dokumentację członkowską lub fundacyjną oraz zasady podpisywania umów.
Co robić, a czego nie robić przed startem organizacji społecznej
Najlepsze organizacje nie zaczynają od logo, strony internetowej i wielkich deklaracji. Zaczynają od porządku prawnego. To mniej efektowne, ale znacznie bezpieczniejsze.
Przed startem warto zrobić trzy rzeczy. Po pierwsze, dokładnie opisać cel. Nie za szeroko, nie za wąsko. Cel typu „pomoc wszystkim we wszystkim” brzmi dobrze tylko przez chwilę. W statucie może rodzić chaos, a później utrudniać rozliczanie dotacji lub ocenę, czy dana aktywność mieści się w działalności organizacji.
Po drugie, trzeba przemyśleć sposób reprezentacji. To jeden z najważniejszych zapisów w statucie. Jeżeli statut wskazuje, że do podpisywania umów potrzebne są dwie osoby z zarządu, jedna osoba nie powinna samodzielnie podpisywać zobowiązań. Bank, urząd, grantodawca i kontrahent będą patrzeć właśnie na te zapisy.
Po trzecie, należy od razu zaplanować księgowość. Fundacja i stowarzyszenie nie są „nieformalną inicjatywą z pieczątką”. To podmioty, które muszą dokumentować przychody, koszty, uchwały, umowy i wydatki. Nawet jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, nadal ma obowiązki rachunkowe i sprawozdawcze.
Czego nie robić?
- Nie kopiować statutu przypadkowej organizacji bez zrozumienia zapisów.
- Nie wpisywać działalności gospodarczej „na wszelki wypadek”, jeśli nie ma realnego planu jej prowadzenia.
- Nie powoływać do władz osób, które nie wiedzą, za co będą odpowiadać.
- Nie mieszać pieniędzy prywatnych z pieniędzmi organizacji.
- Nie zaczynać zbiórek, umów i projektów bez sprawdzenia, czy organizacja ma już właściwe umocowanie.
- Nie traktować regulaminu, statutu i uchwał jako papierów potrzebnych tylko do rejestracji.
Szczególnie ostrożnie trzeba podejść do finansowania. Darowizny, składki, dotacje, odpłatna działalność statutowa i działalność gospodarcza to różne źródła pieniędzy. Każde może oznaczać inne obowiązki. Działalność odpłatna pożytku publicznego nie jest tym samym co działalność gospodarcza. Sprzedaż usług, szkoleń, publikacji czy biletów może wymagać dokładnej analizy podatkowej i księgowej.
Istotny jest również wybór nazwy. Powinna odróżniać organizację od już istniejących podmiotów i nie wprowadzać w błąd. Warto sprawdzić KRS, domeny internetowe oraz media społecznościowe. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia wyszukiwarkę KRS, w której każdy może bez konta wyszukać podmiot i uzyskać informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu lub pełnemu.
Dobrze przygotowana organizacja ma większą szansę na stabilny start. Nie dlatego, że formalności są najważniejsze. Dlatego, że formalności chronią ludzi, pieniądze i cel, dla którego organizacja została powołana.
FAQ: najczęstsze pytania o założenie fundacji lub stowarzyszenia
Ile osób potrzeba do założenia fundacji?
Fundację może powołać jeden fundator. Może to być osoba fizyczna albo osoba prawna. Kluczowe jest przeznaczenie majątku na określony cel oraz przygotowanie aktu fundacyjnego i statutu.
Ile osób potrzeba do założenia stowarzyszenia?
Do założenia stowarzyszenia rejestrowego potrzeba co najmniej 7 osób. Do założenia stowarzyszenia zwykłego wystarczą 3 osoby.
Czy fundacja musi mieć kapitał początkowy?
Tak, fundator musi przeznaczyć majątek na realizację celu fundacji. Przy fundacji bez działalności gospodarczej przepisy nie wskazują jednej minimalnej kwoty. Jeżeli fundacja planuje działalność gospodarczą, na tę działalność trzeba przeznaczyć minimum 1000 zł.
Czy stowarzyszenie musi być wpisane do KRS?
Stowarzyszenie rejestrowe tak. Stowarzyszenie zwykłe nie jest wpisywane do KRS, lecz do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej lokalnie, najczęściej przez starostę lub urząd miasta na prawach powiatu.
Ile kosztuje rejestracja fundacji lub stowarzyszenia w KRS?
Opłata za rejestrację w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ wynosi 250 zł. Jeżeli organizacja jest wpisywana jednocześnie do rejestru przedsiębiorców, opłata wynosi 500 zł.
Czy fundacja lub stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą?
Tak, ale musi to wynikać z dokumentów organizacji i wymaga wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. Nie warto dopisywać działalności gospodarczej automatycznie. Lepiej zrobić to wtedy, gdy istnieje realny model finansowania, księgowość i plan odpowiedzialnego prowadzenia sprzedaży usług lub produktów.
