Numer EORI trzeba mieć przed pierwszą odprawą celną, jeżeli przedsiębiorca zamierza importować towary spoza Unii Europejskiej lub eksportować je na rynki państw trzecich. Brak tego identyfikatora potrafi zatrzymać przesyłkę, mimo że faktura, dokumenty transportowe i pozostałe dane potrzebne do zgłoszenia celnego są już przygotowane. Uzyskanie EORI w Polsce jest bezpłatne, ale wymaga prawidłowej rejestracji w systemie PUESC. Istotne jest też rozróżnienie dwóch sytuacji: firma może dopiero rozpoczynać działalność w systemach celnych albo mieć już nadany numer ID SISC i potrzebować jedynie rozszerzenia rejestracji o EORI.
Czym jest numer EORI i kiedy przedsiębiorca musi go posiadać?
EORI (Economic Operators Registration and Identification) to unijny numer identyfikacyjny przedsiębiorcy wykorzystywany w kontaktach z organami celnymi. Podstawę obowiązku rejestracji stanowi art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 ustanawiającego unijny kodeks celny. Szczegółowe przypadki rejestracji, w tym podmiotów spoza UE, określa rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/2446.
EORI służy do jednoznacznej identyfikacji podmiotu w systemach celnych. Nie jest numerem przesyłki, dokumentem potwierdzającym zapłatę cła ani pozwoleniem na import określonych produktów.
Zasadą jest, że jeden przedsiębiorca posiada jeden ważny numer EORI w całej Unii Europejskiej. Polska firma, która otrzymała numer w Polsce, posługuje się nim również przy operacjach celnych prowadzonych np. w Niemczech, Holandii czy Francji. Nie występuje o kolejne EORI tylko dlatego, że towar będzie odprawiany w innym państwie członkowskim.
Polski numer EORI rozpoczyna się od oznaczenia PL. Nie należy jednak zakładać, że każdy identyfikator rozpoczynający się od PL jest numerem EORI. NIP, numer VAT UE, REGON i ID SISC nie zastępują EORI, nawet jeżeli część danych identyfikacyjnych przedsiębiorcy jest wykorzystywana przy jego nadawaniu.
W jakich sytuacjach EORI jest potrzebny?
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców uczestniczących w operacjach celnych, w szczególności:
- Importu towarów spoza UE – np. zakupu maszyn z Chin, komponentów z USA lub odzieży z Turcji, kiedy przedsiębiorca występuje jako importer w procedurze celnej.
- Eksportu towarów poza UE – np. sprzedaży polskich mebli do Wielkiej Brytanii (z wyłączeniem szczególnej sytuacji Irlandii Północnej), Szwajcarii lub Stanów Zjednoczonych.
- Tranzytu i innych operacji celnych – gdy przedsiębiorca pełni funkcję wymagającą identyfikacji EORI, np. występuje jako uprawniony do korzystania z procedury tranzytu.
- Ubiegania się o określone decyzje i pozwolenia celne – jeśli przepisy wymagają identyfikacji podmiotu w systemach celnych.
Przykład: polska spółka sprowadza z Chin urządzenie produkcyjne o wartości 80 000 zł. Towar trafia do portu w Gdańsku, a agencja celna ma przygotować zgłoszenie do dopuszczenia do obrotu. Spółka potrzebuje własnego numeru EORI, choć nigdy wcześniej nie sprowadzała żadnych towarów spoza UE.
Numer EORI agencji celnej nie zastępuje numeru importera. Agencja może wykonać formalności, ale musi prawidłowo wskazać reprezentowany podmiot oraz odpowiedni rodzaj przedstawicielstwa.
Sytuacja wygląda inaczej przy zakupie towaru od polskiej hurtowni, która wcześniej samodzielnie sprowadziła go z Chin i dopuściła do obrotu w UE. Jeżeli nabywca dokonuje już tylko krajowej transakcji i nie uczestniczy w operacji celnej, sam ten zakup nie powoduje obowiązku uzyskania EORI.
Kiedy numer EORI nie jest wymagany?
Zwykły handel pomiędzy państwami członkowskimi UE nie wymaga EORI, o ile towary mają status unijny i nie są obejmowane procedurą celną wymagającą takiej identyfikacji.
Polski przedsiębiorca kupujący towary w Czechach i sprzedający je do Francji nie musi rejestrować EORI tylko z tego powodu. Może natomiast podlegać obowiązkom dotyczącym VAT UE lub INTRASTAT. Są to odrębne kwestie.
EORI nie jest również automatycznie wymagany od osoby prywatnej kupującej pojedynczy produkt spoza Unii. W przypadku osób niebędących przedsiębiorcami przepisy przewidują szczególne zasady i wyjątki, między innymi dla okazjonalnych zgłoszeń celnych. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia wszystkich osób fizycznych.
Samo prowadzenie działalności gospodarczej nie wymusza uzyskania EORI. Firma świadcząca usługi wyłącznie na polskim rynku nie potrzebuje numeru na zapas, jeśli nie wykonuje operacji celnych ani innych czynności wymagających tego identyfikatora.
Trzeba też odróżnić zakup usługi od przepływu towaru. Polska agencja marketingowa wystawiająca fakturę klientowi ze Stanów Zjednoczonych nie potrzebuje EORI tylko dlatego, że kontrahent ma siedzibę poza UE.
Przedsiębiorca spoza UE może podlegać obowiązkowi rejestracji, jeśli wykonuje wskazane w przepisach czynności celne na obszarze Unii. Nie wszystkie takie operacje wymagają jednak rejestracji – rozporządzenie 2015/2446 zawiera konkretne wyjątki. Rozstrzygające są rodzaj czynności i rola przedsiębiorcy, a nie sama okoliczność posiadania zagranicznej siedziby.
Jak uzyskać numer EORI przez PUESC krok po kroku?
W Polsce rejestracja odbywa się przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Najważniejsza decyzja zapada jeszcze przed wypełnieniem wniosku: trzeba sprawdzić, czy firma jest już zarejestrowana na portalu.
To rozróżnienie pozwala uniknąć częstego błędu polegającego na składaniu nowego wniosku rejestracyjnego dla podmiotu, który ma już ID SISC.
Jeżeli firma nie jest zarejestrowana na PUESC, właściwy jest formularz WRP0001. Jeżeli posiada ID SISC, ale nie ma EORI, należy skorzystać z formularza WRP0002.
Pierwsza rejestracja firmy – formularz WRP0001
Procedura wygląda następująco:
- Sprawdź rejestrację firmy. Skorzystaj z usługi sprawdzania danych firmy na PUESC. Zweryfikuj, czy podmiot posiada już identyfikator ID SISC oraz numer EORI.
- Załóż konto osoby fizycznej na PUESC. Konto tworzy osoba wykonująca czynności w imieniu firmy, np. właściciel jednoosobowej działalności, uprawniony członek zarządu lub pełnomocnik. Wybierz rozszerzony zakres uprawnień i potwierdź tożsamość zgodnie z wymaganiami portalu.
- Otwórz formularz WRP0001 „Rejestracja danych firmy [SZPROT]”. Formularz znajduje się w części dotyczącej rejestracji danych podmiotów.
- Wprowadź dane przedsiębiorcy. Dla firmy krajowej podstawowym identyfikatorem jest NIP. Po jego wpisaniu system może automatycznie pobrać dane podmiotu. Sprawdź nazwę, adres i pozostałe informacje.
- Wybierz odpowiedni obszar działania. Wskaż CŁO (EORI), a na pytanie „Czy nadać numer EORI?” wybierz „TAK”. Samo zarejestrowanie przedsiębiorcy do innych usług nie oznacza automatycznie uzyskania numeru celnego.
- Uzupełnij pozostałe obowiązkowe pola, oświadczenia i ewentualne załączniki. Zakres dokumentów zależy m.in. od tego, kto występuje z wnioskiem i czy jego umocowanie wynika z publicznych rejestrów.
- Wygeneruj, podpisz i wyślij wniosek. Możesz użyć podpisu zaufanego, kwalifikowanego albo zaawansowanego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem celnym.
- Sprawdź dokumenty i wynik sprawy. W zakładce „Mój pulpit | Dokumenty” odbierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru, a następnie potwierdzenie rejestracji danych firmy. Zweryfikuj nadany numer EORI.
Nie trzeba dołączać faktury za import ani dokumentu przewozowego tylko po to, żeby wykazać zamiar rozpoczęcia handlu z państwem trzecim. To rejestracja przedsiębiorcy na potrzeby celne, a nie odprawa konkretnej przesyłki.
Firma jest już na PUESC – formularz WRP0002
To częsty przypadek w firmach korzystających wcześniej z innych usług Krajowej Administracji Skarbowej.
Przykładowo przedsiębiorca posiada ID SISC, ponieważ obsługuje obowiązki związane z akcyzą albo monitorowaniem przewozu SENT. Teraz planuje import części samochodowych z Japonii. Nie powinien zaczynać od ponownej rejestracji podmiotu.
Właściwa procedura to WRP0002 „Aktualizacja danych firmy [SZPROT]”:
- Zaloguj się na PUESC z konta osoby posiadającej rozszerzony zakres uprawnień.
- Sprawdź powiązanie reprezentanta z firmą oraz uprawnienie „Aktualizacja danych podmiotu”.
- Wybierz właściwy kontekst firmy i otwórz formularz WRP0002.
- Wskaż cel aktualizacji albo przejdź przez udostępniony przez system pełny formularz.
- Dodaj obszar CŁO (EORI) i uzupełnij wymagane informacje dotyczące uzyskania numeru.
- Wygeneruj dokument, podpisz go i wyślij.
- Odbierz UPO, a po rozpatrzeniu sprawy sprawdź „Potwierdzenie aktualizacji danych firmy” i nadany numer EORI.
PUESC udostępnia różne wersje formularza aktualizacyjnego. W jednej z nich na początku wybiera się cel aktualizacji, a w drugiej należy przejrzeć i zweryfikować szerszy zestaw danych. Nie jest to błąd systemu ani powód do składania kolejnego wniosku.
Ile kosztuje EORI i jak długo trwa rejestracja?
Nadanie EORI i aktualizacja danych firmy na PUESC są bezpłatne. Urząd nie pobiera opłaty za wydanie identyfikatora.
Dodatkowe koszty mogą wynikać z reprezentacji. Złożenie dokumentu pełnomocnictwa co do zasady podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa, chyba że zastosowanie ma zwolnienie albo wyłączenie z opłaty. Jeśli dokument obejmuje umocowanie dwóch pełnomocników i powstają dwa odrębne obowiązki opłatowe, kwota wynosi 34 zł.
Nie należy utożsamiać tej opłaty z kosztem EORI. Podobnie wynagrodzenie biura rachunkowego lub agencji celnej za pomoc w rejestracji jest opłatą za usługę, a nie należnością urzędową.
PUESC informuje, że weryfikacja wniosku może potrwać kilka dni. Nie ma podstaw do zakładania, że numer zostanie nadany natychmiast albo w gwarantowanym terminie 24 godzin. Weryfikacja danych, brakujący dokument lub problem z reprezentacją mogą wydłużyć obsługę.
Co szczególnie istotne, UPO nie oznacza nadania EORI. Potwierdza jedynie elektroniczne złożenie wniosku. Dopóki sprawa ma status „w toku”, przedsiębiorca nie powinien traktować rejestracji jako zakończonej.
Przykład: firma zamawia kontener z Korei Południowej, a odprawę zaplanowano na poniedziałek. W piątek wysyła WRP0001 i otrzymuje UPO. To jeszcze nie daje pewności, że w poniedziałek agencja celna będzie mogła przeprowadzić zgłoszenie z użyciem nowego EORI. Bezpieczniej przeprowadzić rejestrację przed wysyłką towaru, a nie dopiero po otrzymaniu informacji o jego przybyciu.
Przy wyjątkowej niedostępności usługi elektronicznej PUESC przewiduje możliwość złożenia papierowego wniosku w oddziale celnym, w którym towar oczekuje na odprawę, jeżeli sprawy nie można odłożyć. To procedura awaryjna, a nie standardowa alternatywa dla rejestracji internetowej.
Aktualizacja numeru EORI, ważność danych i odprawa przez agencję celną
Nadanie EORI nie kończy obowiązków związanych z identyfikacją przedsiębiorcy. Numer może pozostawać ważny przez cały okres prowadzenia działalności wymagającej rejestracji, ale dane przypisane do firmy muszą być aktualne.
EORI nie ma standardowego terminu ważności ani obowiązku okresowego odnawiania. Może jednak zostać unieważniony, między innymi na wniosek zarejestrowanego podmiotu albo w związku z zaprzestaniem działalności wymagającej rejestracji.
Kiedy trzeba zaktualizować dane EORI?
Aktualizacja na PUESC jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy zmieniają się dane przedsiębiorcy zapisane w systemie. Dotyczy to m.in.:
- nazwy firmy lub adresu siedziby;
- formy prawnej i danych identyfikacyjnych;
- adresu korespondencyjnego albo danych kontaktowych;
- rachunków bankowych lub innych informacji zapisanych w rejestracji;
- obszarów działalności, do których firma ma dostęp na PUESC.
Służy do tego formularz WRP0002, czyli ten sam, który wykorzystuje się do uzyskania EORI przez firmę posiadającą już ID SISC.
Przykład: spółka z Krakowa zmienia nazwę i przenosi siedzibę do Katowic, ale zachowuje tożsamość prawną i dotychczasowe identyfikatory rejestrowe. Nie ma potrzeby występowania o nowy numer EORI tylko z powodu zmiany adresu. Należy natomiast zaktualizować dane zarejestrowanego podmiotu.
Inaczej trzeba ocenić sytuację, w której dochodzi do powstania nowego przedsiębiorcy, np. wskutek utworzenia nowej spółki, która samodzielnie zaczyna importować towary. Nie można automatycznie przenieść numeru EORI innego podmiotu. Konieczne jest ustalenie, czy zachowana została tożsamość prawna przedsiębiorcy, czy nastąpiła sukcesja przewidziana przepisami, czy też powstał odrębny podmiot wymagający własnej rejestracji.
To istotne również przy przekształceniach. Sama zmiana formy prawnej nie przesądza jeszcze o konieczności nadania nowego numeru. O wyborze procedury decydują skutki prawne konkretnego przekształcenia i status podmiotu w rejestrach.
Nieaktualne dane mogą powodować rozbieżności przy obsłudze zgłoszeń i konieczność ich wyjaśniania. Szczególnie kłopotliwe są sytuacje, w których agencja celna otrzymuje aktualny odpis KRS, ale dane zapisane na PUESC nadal wskazują poprzednią nazwę lub adres.
Jak sprawdzić, czy numer EORI jest aktywny?
Numer można zweryfikować w unijnym systemie sprawdzania EORI udostępnianym przez Komisję Europejską. Wpisuje się pełny identyfikator, łącznie z dwuliterowym kodem państwa.
Wynik weryfikacji pozwala ustalić, czy numer jest ważny. Brak publicznie widocznej nazwy lub adresu firmy nie musi oznaczać nieważności EORI – publikacja określonych danych zależy od zgody udzielonej podczas rejestracji.
W praktyce numer należy sprawdzić przed pierwszym zgłoszeniem celnym, po zakończeniu procedury rejestracyjnej oraz wtedy, gdy przedstawiciel celny informuje o problemie z identyfikacją firmy.
Nie trzeba sprawdzać ważności przed każdą kolejną rutynową odprawą, jeśli nie ma sygnałów o problemie. Przy zmianach organizacyjnych przedsiębiorcy taka kontrola jest jednak rozsądnym zabezpieczeniem.
Czy agencja celna może uzyskać EORI i przeprowadzić odprawę za przedsiębiorcę?
Tak. Przedsiębiorca może zlecić przygotowanie rejestracji i formalności celnych odpowiednio umocowanemu przedstawicielowi. Trzeba jednak rozdzielić dwie kwestie: upoważnienie do działania na PUESC oraz przedstawicielstwo w postępowaniu celnym.
Do uzyskania EORI przez pełnomocnika potrzebne jest właściwe umocowanie. PUESC określa wymagania dotyczące dokumentu, w tym danych mocodawcy i przedstawiciela, zakresu uprawnień, daty udzielenia, okresu obowiązywania oraz podpisu mocodawcy.
Nie zawsze trzeba składać odrębne pełnomocnictwo. Jeśli osoba jest uprawniona do samodzielnej reprezentacji na podstawie prawa lub ujawnionych danych rejestrowych, rejestracja podstawowych danych firmy może odbywać się bez dodatkowego upoważnienia. Przy powierzaniu czynności zewnętrznej agencji zakres reprezentacji trzeba natomiast odpowiednio udokumentować.
Przy samej odprawie celnej art. 18 unijnego kodeksu celnego przewiduje dwa rodzaje przedstawicielstwa:
- Przedstawicielstwo bezpośrednie – agencja działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy. Zgłoszenie jest składane w imieniu reprezentowanego, który co do zasady pozostaje zgłaszającym i odpowiada za wynikające z tego obowiązki.
- Przedstawicielstwo pośrednie – agencja działa we własnym imieniu, ale na rzecz przedsiębiorcy. W tej formule przedstawiciel jest zgłaszającym. Przy powstaniu długu celnego z tytułu dopuszczenia towarów do obrotu dłużnikiem jest również osoba, na rzecz której złożono zgłoszenie.
W przypadku przedstawicielstwa pośredniego przepisy przewidują więc współodpowiedzialność za dług celny, a gdy dłużników jest kilku, odpowiadają oni solidarnie. Nie oznacza to jednak, że przedstawicielstwo bezpośrednie całkowicie wyłącza odpowiedzialność agencji za wszelkie nieprawidłowości. Znaczenie mają również szczegółowe okoliczności, treść dokumentów i szczególne przepisy o powstaniu długu celnego.
Przykład: importer kupuje partię elektroniki z Chin. Agencja celna proponuje obsługę w przedstawicielstwie bezpośrednim, ale przedsiębiorca rozważa wariant pośredni, bo chce, aby agencja występowała jako zgłaszający.
Nie należy wybierać przedstawicielstwa pośredniego wyłącznie dlatego, że wydaje się wygodniejsze. Agencja przejmuje wówczas określoną odpowiedzialność jako zgłaszający, dlatego może wymagać dodatkowych zabezpieczeń, szczegółowych dokumentów albo odmówić realizacji usługi na takich zasadach.
Rodzaj przedstawicielstwa trzeba ustalić przed odprawą, a nie dopiero po pojawieniu się sporu o należności celne. Zakres umocowania powinien jasno wskazywać, jakie czynności przedstawiciel może wykonać.
Niebezpieczne jest również przekonanie, że podpisanie umowy z agencją całkowicie zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku przekazywania rzetelnych informacji. To importer zna warunki zakupu, faktycznie zapłaconą cenę, specyfikację produktu i jego przeznaczenie. Błędne dane dotyczące wartości celnej, klasyfikacji taryfowej lub pochodzenia mogą prowadzić do dodatkowych należności i sporów, niezależnie od tego, kto technicznie przygotował zgłoszenie.
Sam EORI również nie rozwiązuje tych problemów. Numer jest identyfikatorem, a nie gwarancją prawidłowej odprawy. Nie zastępuje ustalenia kodu taryfowego, sprawdzenia wymaganych zezwoleń, dokumentów dotyczących pochodzenia czy obliczenia cła i podatków.
Przed pierwszym importem najlepiej wykonać trzy czynności we właściwej kolejności: sprawdzić, czy firma ma ważny EORI, ustalić jej status i rolę w zgłoszeniu celnym, a następnie zweryfikować dokumentację konkretnego towaru. Jeśli EORI nie istnieje, pierwszym działaniem powinno być sprawdzenie ID SISC na PUESC i wybór WRP0001 albo WRP0002. To prostsze i bezpieczniejsze niż rozpoczynanie rejestracji na kilka godzin przed planowaną odprawą.
FAQ – najczęstsze pytania o numer EORI
Czy numer EORI jest obowiązkowy dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
Tak, jeżeli przedsiębiorca wykonuje operacje celne wymagające EORI. Forma prawna i wielkość działalności nie zwalniają z obowiązku rejestracji.
Czy numer EORI jest taki sam jak NIP?
Nie. To odrębny identyfikator celny. Polski EORI może wykorzystywać NIP jako element numeru, ale sam NIP nie zastępuje potwierdzonego EORI.
Czy EORI jest potrzebny do zakupów z Niemiec?
Nie, jeśli chodzi o zwykły wewnątrzunijny obrót towarami unijnymi. Inaczej może być, jeżeli zakup wiąże się z procedurą celną dotyczącą towaru nieunijnego.
Czy można otrzymać EORI bez VAT UE?
Tak. Rejestracja EORI i rejestracja VAT UE to odrębne procedury. Brak VAT UE sam w sobie nie wyklucza nadania EORI polskiemu przedsiębiorcy.
Czy numer EORI jest ważny bezterminowo?
Nie ma standardowej daty wygaśnięcia. Numer może jednak zostać unieważniony, np. po zaprzestaniu działalności wymagającej rejestracji.
Czy firma posiadająca ID SISC musi składać WRP0001?
Nie. Jeśli ma ID SISC, ale nie ma EORI, powinna skorzystać z formularza WRP0002 do aktualizacji danych i rozszerzenia obszaru działalności.
Czy UPO oznacza, że numer EORI już nadano?
Nie. UPO potwierdza otrzymanie wniosku przez system. Trzeba poczekać na potwierdzenie zakończenia rejestracji lub aktualizacji i sprawdzić nadany numer.
Czy numer EORI z Polski działa w innych krajach UE?
Tak. Jeden ważny numer EORI służy do identyfikacji przedsiębiorcy na całym obszarze celnym Unii. Nie trzeba wyrabiać osobnych numerów dla każdego państwa.
Czy agencja celna może odprawić towar bez EORI importera?
Numer agencji nie zastępuje numeru przedsiębiorcy, jeżeli importer musi posiadać własny EORI. Szczegółowe zasady identyfikacji zależą od roli poszczególnych podmiotów w zgłoszeniu.
Czy zagraniczna firma może uzyskać EORI w Polsce?
Przedsiębiorca spoza UE może uzyskać EORI w Polsce, jeżeli spełnia warunki rejestracji i nie ma już numeru nadanego w innym państwie UE. Firma z siedzibą w innym państwie członkowskim uzyskuje EORI co do zasady w państwie swojej siedziby.
Ile kosztuje uzyskanie numeru EORI?
Rejestracja i aktualizacja na PUESC są bezpłatne. Przy złożeniu pełnomocnictwa może powstać obowiązek zapłaty 17 zł opłaty skarbowej, z uwzględnieniem ustawowych zwolnień.
Co zrobić, jeśli firma zmieniła nazwę lub adres?
Należy sprawdzić dane na PUESC i złożyć WRP0002 w celu ich aktualizacji. Sama zmiana nazwy lub adresu przy zachowaniu tożsamości przedsiębiorcy nie wymaga uzyskania nowego EORI.
