Umowa z kontrahentem powinna porządkować współpracę, określać obowiązki stron i wskazywać, co stanie się w przypadku opóźnień, błędów lub niewykonania zobowiązania. W praktyce wiele problemów pojawia się nie dlatego, że umowa jest nieważna albo sprzeczna z prawem, lecz dlatego, że jej postanowienia są nieprecyzyjne, jednostronne albo niedostosowane do rzeczywistego modelu współpracy.
Szczególnej uwagi wymagają dokumenty przygotowane przez drugą stronę. Gotowy wzór najczęściej uwzględnia przede wszystkim interes podmiotu, który go opracował. Nie oznacza to automatycznie, że umowa jest niekorzystna, jednak przed podpisaniem warto sprawdzić, czy ryzyka zostały rozłożone między strony w sposób akceptowalny dla przedsiębiorcy.
Nieprecyzyjnie określony zakres świadczenia
Jednym z częstszych źródeł sporów jest niejasne określenie tego, co właściwie ma zostać wykonane. Sformułowania takie jak „kompleksowa realizacja usługi”, „wykonanie wszystkich niezbędnych czynności” albo „świadczenie zgodne z oczekiwaniami zamawiającego” mogą pozostawiać dużą przestrzeń do interpretacji.
Im bardziej skomplikowana współpraca, tym dokładniej warto opisać jej przedmiot. Umowa powinna wskazywać między innymi zakres prac, terminy, sposób odbioru, zasady zgłaszania poprawek oraz procedurę dotyczącą prac dodatkowych.
Brak takich postanowień może prowadzić do sytuacji, w której jedna ze stron uważa określone zadanie za objęte ustalonym wynagrodzeniem, a druga traktuje je jako usługę dodatkową.
Kary umowne bez wyraźnego limitu
Kary umowne są powszechnym narzędziem zabezpieczającym wykonanie kontraktu. Ich obecność sama w sobie nie powinna budzić zastrzeżeń. Problem może pojawić się wtedy, gdy umowa przewiduje wiele kar, które mogą się kumulować, albo nie określa ich maksymalnego poziomu.
Przed podpisaniem dokumentu warto ustalić:
- za jakie naruszenia naliczane są kary;
- jak obliczana jest ich wysokość;
- czy kilka kar może zostać naliczonych za to samo zdarzenie;
- czy istnieje maksymalny limit odpowiedzialności;
- czy oprócz kary kontrahent może dochodzić dodatkowego odszkodowania.
W praktyce pomocne jest przeliczenie zapisanych w umowie procentów na konkretne kwoty. Dopiero wtedy można rzeczywiście ocenić skalę potencjalnego zobowiązania.
Nieograniczona odpowiedzialność jednej strony
W umowach biznesowych warto zwrócić uwagę na postanowienia dotyczące odpowiedzialności za szkody. Niektóre dokumenty przewidują bardzo szeroką odpowiedzialność jednego kontrahenta, jednocześnie znacząco ograniczając odpowiedzialność drugiej strony.
Znaczenie ma zwłaszcza to, czy odpowiedzialność obejmuje wyłącznie szkody bezpośrednie, czy również utracone korzyści, roszczenia osób trzecich oraz inne pośrednie konsekwencje naruszenia umowy.
W niektórych relacjach gospodarczych uzasadnione może być określenie limitu odpowiedzialności, na przykład poprzez odniesienie go do wartości umowy lub wynagrodzenia zapłaconego w określonym okresie. Każdorazowo powinno to jednak odpowiadać charakterowi współpracy i możliwej skali szkody.
Krótkie lub niejasne terminy na zgłaszanie zastrzeżeń
Ryzyko może wiązać się również z procedurą odbioru usług lub towarów. Umowa może przewidywać, że brak reakcji w ciągu kilku dni oznacza automatyczną akceptację wykonania.
Takie rozwiązanie może być problematyczne szczególnie wtedy, gdy przedmiot współpracy wymaga dokładnego sprawdzenia albo gdy wady mogą ujawnić się dopiero po pewnym czasie.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć:
- ile ma czasu na sprawdzenie wykonania;
- w jaki sposób należy zgłaszać uwagi;
- co dzieje się w przypadku braku odpowiedzi;
- czy wykonawca ma obowiązek usunięcia wad;
- ile czasu przysługuje mu na poprawki.
Nieprecyzyjna procedura odbioru może utrudniać późniejsze wykazanie, że usługa nie została wykonana zgodnie z umową.
Automatyczne przedłużenie kontraktu
Postanowienia dotyczące automatycznego przedłużania umów są szczególnie istotne w przypadku usług świadczonych przez dłuższy czas.
Umowa może na przykład przewidywać, że jeśli żadna ze stron nie złoży wypowiedzenia na kilka miesięcy przed końcem okresu obowiązywania, kontrakt automatycznie przedłuża się o kolejny rok.
Samo takie rozwiązanie nie musi być niekorzystne. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie jest świadomy terminu wypowiedzenia albo gdy wyjście z kolejnego okresu umownego wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Warto więc dokładnie sprawdzić zarówno czas obowiązywania umowy, jak i zasady jej przedłużania.
Trudne warunki wypowiedzenia
Możliwość zakończenia współpracy jest jednym z kluczowych elementów kontraktu. Umowa może być korzystna w momencie jej zawarcia, ale sytuacja rynkowa, ceny lub potrzeby przedsiębiorstwa mogą się zmienić.
Ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy dokument przewiduje:
- bardzo długi okres wypowiedzenia;
- możliwość rozwiązania umowy tylko w ściśle określonych przypadkach;
- wysoką opłatę za wcześniejsze zakończenie współpracy;
- obowiązek zapłaty wynagrodzenia za cały pozostały okres;
- asymetryczne zasady wypowiedzenia dla poszczególnych stron.
Przed podpisaniem kontraktu warto przeanalizować nie tylko sposób rozpoczęcia współpracy, ale również sposób jej zakończenia.
Jednostronna możliwość zmiany warunków
Niektóre umowy pozwalają jednej stronie samodzielnie zmieniać cennik, zakres usług, regulamin albo inne istotne zasady współpracy.
Takie postanowienie powinno być oceniane szczególnie ostrożnie, jeżeli druga strona nie ma jednocześnie możliwości wypowiedzenia umowy w przypadku braku akceptacji nowych warunków.
Znaczenie ma również forma informowania o zmianach. Jeżeli dokument dopuszcza ich wprowadzenie jedynie poprzez publikację nowego regulaminu na stronie internetowej, przedsiębiorca może nie zauważyć, że zasady współpracy uległy zmianie.
Niekorzystne zasady płatności
Ryzyko kontraktowe może wynikać również z pozornie prostych postanowień dotyczących wynagrodzenia.
Warto zwrócić uwagę na:
- moment powstania obowiązku zapłaty;
- termin wystawienia faktury;
- uzależnienie płatności od odbioru prac;
- możliwość wstrzymania części wynagrodzenia;
- zasady rozliczenia zaliczek;
- koszty dodatkowe;
- mechanizm zmiany ceny.
Przy umowach długoterminowych istotne mogą być również zasady waloryzacji wynagrodzenia. Brak odpowiedniego mechanizmu może powodować, że po kilku latach ekonomiczne warunki kontraktu będą znacząco odbiegać od sytuacji istniejącej w momencie jego zawarcia.
Odpowiedzialność za działania podwykonawców
Przedsiębiorcy coraz częściej realizują kontrakty z udziałem podwykonawców. Umowa główna powinna jasno określać, czy ich zaangażowanie jest dopuszczalne oraz kto odpowiada za ich działania.
Warto sprawdzić zwłaszcza, czy korzystanie z podwykonawców wymaga zgody kontrahenta i czy wykonawca ponosi odpowiedzialność za ich błędy tak jak za własne działania.
Problem może pojawić się również wtedy, gdy podwykonawcy uzyskują dostęp do danych osobowych, informacji poufnych albo infrastruktury drugiej strony. W takich przypadkach konieczne jest odpowiednie uregulowanie również tych obszarów.
Zbyt szeroki obowiązek zachowania poufności
Klauzule poufności mają chronić informacje o znaczeniu gospodarczym, ale ich zakres powinien być możliwy do określenia i wykonania.
Ryzykowne mogą być zapisy obejmujące praktycznie każdą informację uzyskaną w związku ze współpracą, bez wskazania wyjątków lub czasu obowiązywania.
Warto ustalić:
- jakie informacje są poufne;
- które informacje nie podlegają ochronie;
- kto może mieć do nich dostęp;
- jak długo obowiązuje poufność;
- jakie konsekwencje przewidziano za jej naruszenie.
Szczególną uwagę należy zwrócić na wysokie kary umowne przypisane do naruszenia szeroko zdefiniowanej poufności.
Brak zasad dotyczących praw autorskich
W umowach dotyczących oprogramowania, projektowania, marketingu, fotografii, treści, grafiki czy dokumentacji technicznej istotne znaczenie mają prawa do rezultatów wykonanych prac.
Samo zapłacenie za projekt nie zawsze oznacza możliwość dowolnego korzystania z niego przez zamawiającego. Dlatego umowa powinna określać między innymi, czy dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych, czy jedynie udzielana jest licencja.
Znaczenie mogą mieć również zakres dozwolonego korzystania, możliwość modyfikowania projektu oraz moment przejścia praw.
Brak jasnych zasad w tym obszarze może stać się problemem dopiero po zakończeniu współpracy, na przykład podczas zmiany wykonawcy albo dalszego rozwijania produktu.
Właściwość sądu i prawo właściwe
W przypadku sporu istotne może okazać się postanowienie określające sąd właściwy do rozstrzygnięcia sprawy.
W kontraktach krajowych oznaczenie sądu znajdującego się w odległej części kraju może utrudnić prowadzenie postępowania i zwiększyć jego koszty. Jeszcze większe znaczenie ma to w relacjach międzynarodowych, gdy umowa wskazuje prawo innego państwa albo zagraniczny sąd lub arbitraż.
Takie zapisy często znajdują się w końcowych częściach umowy, dlatego bywają pomijane podczas pobieżnego czytania dokumentu.
Załączniki i regulaminy, których przedsiębiorca nie przeczytał
Częścią umowy mogą być także regulaminy, ogólne warunki świadczenia usług, cenniki, specyfikacje oraz inne załączniki.
Podpisując dokument, przedsiębiorca może zaakceptować również zawarte w nich postanowienia. Dlatego przed zawarciem kontraktu warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zostały rzeczywiście przekazane oraz czy nie zawierają regulacji sprzecznych z główną treścią umowy.
Szczególną ostrożność powinny wzbudzić odwołania do dokumentów dostępnych wyłącznie w internecie, które mogą być później aktualizowane.
Umowę warto oceniać przez pryzmat realnego ryzyka
Analiza kontraktu nie powinna sprowadzać się wyłącznie do poszukiwania zapisów niezgodnych z prawem. W praktyce równie istotne jest ustalenie, jakie konsekwencje dane postanowienie może wywołać dla konkretnego przedsiębiorstwa.
Inaczej należy oceniać umowę dotyczącą pojedynczego zakupu niewielkiej wartości, a inaczej wieloletni kontrakt obejmujący istotną część działalności firmy. W drugim przypadku nawet pozornie techniczne postanowienia dotyczące wypowiedzenia, odpowiedzialności czy zmiany cen mogą mieć znaczący wpływ na sytuację przedsiębiorcy.
Z tego względu przy bardziej złożonych kontraktach znaczenie ma nie tylko znajomość treści dokumentu, ale również ocena jego konsekwencji w kontekście prowadzonej działalności. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorców korzystających ze wsparcia w zakresie obsługi prawnej firm, gdzie analiza umów jest jednym z elementów szerszego zarządzania ryzykiem prawnym związanym z bieżącą działalnością gospodarczą.
Dobra umowa powinna przewidywać również problemy
Kontrakt zawierany jest zwykle w momencie, gdy obie strony zakładają prawidłową współpracę. Warto jednak oceniać jego treść również z perspektywy sytuacji, w której pojawi się opóźnienie, wada, brak płatności albo konieczność wcześniejszego zakończenia relacji.
Dobrze skonstruowana umowa nie eliminuje całkowicie ryzyka gospodarczego. Może jednak jasno określić, kto ponosi odpowiedzialność, jakie działania powinny zostać podjęte oraz jakie konsekwencje wiążą się z określonym naruszeniem.
Dlatego przed podpisaniem kontraktu warto poświęcić uwagę przede wszystkim tym postanowieniom, które dotyczą odpowiedzialności, kar umownych, wypowiedzenia, płatności, poufności i praw do rezultatów współpracy. To właśnie one najczęściej zaczynają mieć największe znaczenie wtedy, gdy relacja biznesowa przestaje przebiegać zgodnie z pierwotnymi założeniami.
[ Treść sponsorowana ]
