Wizyta w urzędzie po nowy dokument to jedna z tych spraw, które teoretycznie powinny być proste, ale w praktyce potrafią skończyć się drugim podejściem. Najczęściej nie chodzi o skomplikowane przepisy, lecz o drobiazgi: nieodpowiednie zdjęcie, brak dokumentu potwierdzającego tożsamość albo przekonanie, że wszystko da się załatwić wyłącznie przez internet. Tymczasem wniosek o wydanie dowodu osobistego można złożyć w dowolnym urzędzie gminy, niezależnie od miejsca zameldowania, a sama usługa jest bezpłatna. Trzeba jednak wiedzieć, co mieć przy sobie i kiedy konieczna będzie osobista obecność przy okienku. Aktualne zasady potwierdza rządowy serwis Gov.pl.
Co zabrać do urzędu przy składaniu wniosku o dowód osobisty
Podstawowa lista jest krótka, ale warto potraktować ją poważnie. Przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego w urzędzie trzeba zabrać przede wszystkim aktualne zdjęcie oraz dokument, który pozwoli urzędnikowi potwierdzić tożsamość. Gov.pl wskazuje, że należy mieć przy sobie ważny dowód osobisty albo ważny paszport, a jeśli ktoś nie ma takiego dokumentu, powinien zabrać inny dokument ze zdjęciem, na przykład prawo jazdy.
Do urzędu warto zabrać:
- kolorowe zdjęcie na papierze fotograficznym w formacie 35 × 45 mm,
- dotychczasowy ważny dowód osobisty albo ważny paszport,
- inny dokument ze zdjęciem, jeśli nie masz ważnego dowodu lub paszportu,
- dokument podróży, na przykład paszport, jeżeli niedawno uzyskałeś polskie obywatelstwo,
- dokumenty uprawdopodobniające kradzież tożsamości, jeżeli właśnie z tego powodu składasz wniosek.
W praktyce nie trzeba już przychodzić z ręcznie wypełnionym papierowym formularzem. Urzędnik przygotowuje wniosek o dowód osobisty w systemie, na podstawie danych z rejestrów państwowych. Podczas wizyty pobierane są również odciski palców, a na wniosku składany jest podpis, który trafi do dokumentu.
Szczególną uwagę powinny zachować osoby, które wymieniają dokument po zmianie danych osobowych, na przykład nazwiska. Dowód z nieaktualnymi danymi zostaje unieważniony po 120 dniach od zarejestrowania zmiany w rejestrze PESEL, dlatego z taką sprawą nie warto czekać do ostatniej chwili.
Zdjęcie do dowodu osobistego: najczęstszy powód problemów z wnioskiem
Fotografia jest małym elementem całej procedury, ale to właśnie ona najczęściej komplikuje sprawę. Zdjęcie do dowodu osobistego musi mieć format 35 × 45 mm i być kolorowe. W przypadku wizyty w urzędzie należy przynieść je na papierze fotograficznym. Jeśli zdjęcie nie spełni wymagań, urzędnik może poprosić o uzupełnienie wniosku, co oznacza dodatkową wizytę albo opóźnienie.
Warto pamiętać o kilku zasadach. Zdjęcie powinno być aktualne, wykonane zgodnie z wymaganiami dla dokumentów tożsamości, z dobrze widoczną twarzą. Nie powinno zawierać elementów, które utrudniają identyfikację. Jeżeli osoba na zdjęciu ma ciemne okulary albo nakrycie głowy, potrzebne może być odpowiednie zaświadczenie. To ważny szczegół, bo samo przekonanie, że „na zdjęciu wszystko widać”, nie wystarczy, jeśli fotografia formalnie nie spełnia wymogów.
Inaczej wygląda sytuacja przy składaniu wniosku przez internet lub przez aplikację mObywatel. Wtedy potrzebne jest zdjęcie w formie elektronicznej: o wymiarach 35 × 45 mm, minimalnej rozdzielczości 492 × 633 piksele i maksymalnym rozmiarze pliku do 2,5 MB. Po złożeniu takiego wniosku i tak trzeba jednak pojawić się w urzędzie, ponieważ odciski palców i wzór podpisu są pobierane osobiście. Na taką wizytę jest 30 dni od złożenia wniosku online; po tym terminie sprawa pozostanie bez rozpoznania.
Ile kosztuje dowód osobisty, gdzie złożyć wniosek i jak długo się czeka
Dobra wiadomość jest prosta: wyrobienie dowodu osobistego jest bezpłatne. Nie ma opłaty urzędowej ani przy pierwszym dokumencie, ani przy wymianie z powodu utraty ważności, zmiany danych, zniszczenia czy utraty dokumentu. Gov.pl wprost wskazuje, że usługa jest bezpłatna.
Wniosek o wydanie dowodu osobistego można złożyć w dowolnym urzędzie gminy. Nie trzeba iść do urzędu właściwego dla miejsca zameldowania. To praktyczne ułatwienie: osoba mieszkająca czasowo w innym mieście może załatwić sprawę tam, gdzie faktycznie przebywa. Trzeba jednak pamiętać, że gotowy dokument odbiera się w urzędzie, który przyjął wniosek.
Standardowy czas oczekiwania wynosi maksymalnie 30 dni od dnia złożenia wniosku. W szczególnych przypadkach termin może się wydłużyć, ale wtedy urząd powinien poinformować o tym zainteresowaną osobę. Przy wniosku składanym przez internet lub w aplikacji termin liczony jest praktycznie od uzupełnienia formalności w urzędzie, czyli od pobrania odcisków palców i podpisu.
Wniosek należy złożyć szczególnie wtedy, gdy:
- kończy się ważność obecnego dokumentu,
- zmieniły się dane osobowe, na przykład nazwisko,
- wygląd zmienił się na tyle, że utrudnia identyfikację,
- dowód został zgubiony, skradziony albo zniszczony,
- zachodzi podejrzenie kradzieży tożsamości,
- obecny dokument nie jest e-dowodem, a właściciel chce mieć dokument z warstwą elektroniczną.
Nie trzeba natomiast wymieniać dowodu tylko dlatego, że zmienił się adres zameldowania. Obecne dowody osobiste nie służą do potwierdzania adresu zameldowania, a zmiana adresu nie jest powodem do automatycznej wymiany dokumentu.
Odbiór dowodu osobistego i ważne wyjątki, o których łatwo zapomnieć
Gotowy dowód osobisty odbiera się osobiście w tym samym urzędzie, który przyjął wniosek. Przy odbiorze trzeba zabrać dotychczasowy dowód osobisty albo ważny paszport. To kolejny moment, w którym brak dokumentu może niepotrzebnie wydłużyć całą sprawę.
Podczas odbioru e-dowodu można ustalić kody PIN. PIN 1, czterocyfrowy, służy do logowania, a PIN 2, sześciocyfrowy, dotyczy podpisu osobistego, jeśli właściciel dokumentu zaznaczył taką opcję przy składaniu wniosku. Razem z dokumentem wydawany jest także kod PUK. Można go nie odbierać od razu, ale wtedy pozostanie w urzędzie, który wydał dokument.
Ważność dowodu zależy od wieku. Dowód osobisty z odciskami palców wydany po 7 listopada 2021 roku jest ważny przez 10 lat dla osób od 12. roku życia i przez 5 lat dla dzieci poniżej 12 lat. Jeżeli u osoby od 12. roku życia czasowo nie można pobrać odcisków palców, dokument może zostać wydany na 12 miesięcy.
Są też sytuacje wyjątkowe. Jeśli po złożeniu wniosku ktoś nie może odebrać dokumentu osobiście z powodu choroby, niepełnosprawności albo innej przeszkody, której nie da się pokonać, może upoważnić inną osobę do odbioru. Trzeba jednak powiadomić urząd. Sam wyjazd za granicę nie wystarczy jako powód odbioru przez pełnomocnika. Dowodu nie odbiera się też w konsulacie, a wniosek za granicą można złożyć dopiero po powrocie do Polski.
Najrozsądniejsza strategia jest więc prosta: przed wizytą przygotować dobre zdjęcie, zabrać stary dowód lub paszport, a przy wymianie z nietypowego powodu — także dokumenty potwierdzające okoliczności sprawy. Dzięki temu wniosek o wydanie dowodu osobistego staje się formalnością, a nie urzędową rundą z poprawkami.
