W 2025 roku wiele osób aktywnych zawodowo, które nagle znajdą się w sytuacji chorobowej, będzie musiało zmierzyć się z formalnościami dotyczącymi świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Kluczowym elementem wpływającym na wysokość wypłacanych świadczeń jest prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. To od niej zależy, ile pracownik faktycznie otrzyma w ramach zasiłku chorobowego, a także czy jego sytuacja finansowa nie ulegnie drastycznemu pogorszeniu podczas niezdolności do pracy.
Jak ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego w 2025 roku?
W 2025 roku kluczową regułą przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego jest przyjęcie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Wynagrodzenie to musi być dodatkowo pomniejszone o 13,71%, co odpowiada składkom na ubezpieczenia społeczne finansowanym przez pracownika. Ta zasada dotyczy zarówno osób zatrudnionych na pełen etat, jak i tych pracujących w innym wymiarze czasu pracy, pod warunkiem, że zatrudnienie trwało co najmniej rok.
Wyjątkowo istotne jest, aby rozróżnić „wynagrodzenie za okres” a nie „w okresie”, co ma znaczenie w kontekście wypłacania wynagrodzenia np. do 10. dnia miesiąca. Jeżeli wynagrodzenie za luty wypłacane jest w marcu, to i tak wlicza się ono do lutego, o ile jest wypłacone w terminie wynikającym z umowy.
Co ważne, jeżeli niezdolność do pracy powstaje po krótszym niż 12 miesięcy okresie ubezpieczenia, pod uwagę brane są pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia – o ile pracownik rozpoczął pracę od pierwszego dnia danego miesiąca. W przeciwnym razie podstawę stanowi wynagrodzenie faktycznie wypłacone, uzupełnione zgodnie z ustawowymi zasadami.
Istnieją również limity dolne – podstawa wymiaru zasiłku chorobowego nie może być niższa od ustawowego minimum, czyli w 2025 roku 4026,29 zł brutto miesięcznie (czyli 4666 zł pomniejszone o 13,71%).
Choroba w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia a podstawa zasiłku chorobowego
W przypadku, gdy niezdolność do pracy występuje bardzo wcześnie – już w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia – sposób wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego różni się istotnie od standardowego.
W pierwszym miesiącu zatrudnienia podstawę stanowi kwota, którą pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc, czyli najczęściej wynagrodzenie brutto określone w umowie. Również w tym przypadku odlicza się 13,71% składek. Aby pracownik nabył prawo do zasiłku chorobowego, musi jednak spełnić jedno z poniższych kryteriów:
-
wcześniej podlegał ubezpieczeniu chorobowemu (np. z tytułu innego zatrudnienia lub zlecenia) i przerwa nie przekroczyła 30 dni,
-
posiada co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego,
-
niezdolność do pracy wynikała z wypadku w pracy lub w drodze do pracy,
-
pracownik to absolwent szkoły lub uczelni, który został objęty ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od ukończenia edukacji.
W drugim miesiącu zatrudnienia, jeśli pierwszy miesiąc był niepełny (np. zatrudnienie rozpoczęto w połowie miesiąca), do ustalenia podstawy bierze się wynagrodzenie z drugiego – pełnego – miesiąca. Uzupełnia się je do wysokości wynagrodzenia, które pracownik uzyskałby przy pełnym przepracowaniu miesiąca, a następnie pomniejsza o składki ZUS.
W obu przypadkach konieczne jest precyzyjne i zgodne z ustawą wyliczenie wartości bazowej – szczególnie, gdy chodzi o podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, od której zależy nie tylko wysokość świadczenia, ale również zgodność działań pracodawcy z obowiązującymi przepisami.
Uzupełnianie wynagrodzenia za miesiące nie w pełni przepracowane
W przypadku, gdy pracownik w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych – takich jak choroba, urlop macierzyński, wychowawczy, bezpłatny czy inna forma nieobecności – wynagrodzenie to podlega uzupełnieniu. Proces ten jest szczegółowo opisany w przepisach ustawy zasiłkowej, a jego celem jest odtworzenie wynagrodzenia, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc.
Zasady uzupełniania wynagrodzenia są następujące:
-
nie wlicza się miesięcy, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
-
wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę miesiąca, jest wliczane do podstawy po odpowiednim uzupełnieniu;
-
w sytuacji, gdy w każdym z analizowanych miesięcy pracownik przepracował mniej niż połowę miesiąca – a były to nieobecności usprawiedliwione – uzupełnieniu podlegają wszystkie miesiące;
-
uzupełnieniu podlegają zarówno składniki stałe (wynagrodzenie zasadnicze), jak i składniki zmienne (premie, dodatki), jeżeli są pomniejszane za okresy nieobecności;
-
do wyliczenia podstawy przyjmuje się kwotę, którą pracownik otrzymałby, gdyby nie był nieobecny.
Uzupełnianie wynagrodzenia następuje poprzez przyjęcie stałej miesięcznej wartości wynagrodzenia, określonej w umowie o pracę lub innym akcie, na podstawie którego nawiązano stosunek pracy, po odliczeniu 13,71% składek ZUS finansowanych przez pracownika. Taki sposób wyliczenia zapewnia sprawiedliwe ustalenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, niezależnie od liczby dni przepracowanych w danym miesiącu.
Szczególnie ważne jest, by pracodawcy i działy kadrowe prawidłowo interpretowały pojęcie „przepracowania połowy miesiąca”, ponieważ od tej granicy zależy to, czy miesiąc zostanie pominięty, czy uzupełniony. Zasady te mają kluczowe znaczenie dla osób, które z różnych względów – zdrowotnych lub rodzinnych – nie mogły być obecne w pracy przez cały analizowany okres.
Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego
Podczas ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w 2025 roku należy dokładnie przeanalizować, które składniki wynagrodzenia powinny zostać uwzględnione. Tylko te, od których odprowadzana była składka na ubezpieczenie chorobowe, mogą być podstawą wyliczeń. Inne elementy, takie jak dodatki czy premie, muszą być analizowane indywidualnie, w zależności od ich charakteru i częstotliwości wypłacania.
Do składników uwzględnianych w podstawie zasiłku należą:
-
wynagrodzenie zasadnicze – jako najważniejszy i najbardziej stabilny składnik, zawsze wliczany do podstawy;
-
wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – traktowane na równi z wynagrodzeniem za czas pracy;
-
premie uznaniowe – o ile zostały faktycznie wypłacone, wchodzą do podstawy w wysokości wypłaconej;
-
wynagrodzenie za godziny nadliczbowe – uwzględniane w pełnej wysokości, jako średnia z ostatnich 12 miesięcy;
-
dodatek nocny – jeśli przysługuje, wlicza się go w pełnej wysokości;
-
wynagrodzenie za czas przestoju – jeśli stanowi część wynagrodzenia związaną z gotowością do pracy;
-
inne dodatki – np. funkcyjne, stażowe czy zadaniowe, o ile są wypłacane regularnie i stanowią podstawę do naliczenia składek chorobowych.
Wszystkie wymienione składniki należy uwzględniać w tej części, w jakiej były wypłacane w okresie przyjętym do ustalenia podstawy, a następnie – zgodnie z zasadą ogólną – pomniejszyć o 13,71% składek. Nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w trakcie niezdolności do pracy (np. ryczałty czy stałe dodatki wypłacane niezależnie od obecności w pracy), o ile wypłacane są również w okresie pobierania zasiłku.
